有利的工作环境：能够帮助项目的（非）显而易见因素

PM Excellence 定期帮助业主提高项目实施效率。 PM Excellence 的角色可能有所不同 - 从全面的职能 (PMC) 到执行单独的职能（项目监控、分析、风险管理等）和系统诊断 (PMC)。项目管理工具和方法的使用不可避免地涉及到它们是由人为人使用的事实。任何项目都是由具有不同经验、知识、内部动机和个人目标的员工组成的团队实施的。项目负责人最重要的任务之一就是让这些人成为一个有凝聚力的团队，其效率和成果远高于几个人努力的简单相加。

创建团队的必要行动之一就是形成良好的工作环境，保持舒适的氛围，有利于团队的有效工作和发展。

环境的舒适程度通常对于加入现有项目团队的新员工来说非常明显——新员工睁大眼睛看待一切，注意到经验丰富的团队成员看不到的东西。进行项目诊断的专业服务公司还可以有效评估工作环境的质量。

让我们考虑一些因素，根据这些因素我们可以得出工作环境舒适的结论。下面提到的许多要点都是卫生的——在有关一般和组织管理（以及一些管理标准）、团队建设等的各种文献中，对这些因素的研究被认为是强制性的。乍一看，文章中提供的一些信息似乎很平庸。但不幸的是，这种“平庸”并不能阻止组织忽视这些问题——我们在项目审计期间经常看到这种情况。在本文中，我们将说明为什么列出的因素在项目管理中很重要。

1）工作场所。

正如剧院从衣帽架开始，第一天的工作从到达办公室开始。它的安排非常重要——它有多宽敞，如何考虑卫生标准，是否有吃饭的地方，是否有足够数量的浴室。即使是非常友好的团队，不方便的工作场所也会降低效率。

对于项目来说，重要的是项目的主要参与者可以被经理和其他参与者访问。随着远程工作的使用越来越多，不必在一个地点——能够通过电话或视频快速取得联系就足够了。为此，公司的 IT 服务必须组织免费、快速访问必要的 IT 基础设施，包括沟通渠道、公司和项目档案、项目工作区等。

此外，在组织工作场所时，考虑员工工作的具体情况也很重要。在一家公司受邀对我们公司的控制系统大型项目（他们的项目就是这样称呼的）进行诊断时，我们看到四个项目负责人的工作场所都位于一间相对较小的办公室里。考虑到任何人通常都会进行大量的通信，因此很难在这个办公室里集中注意力——不断地响起电话、几个人同时说话等等。这种情况是一个例子，说明在安排工作时，没有考虑到占据这些地方的人的工作性质。

2) 提供详细的职位描述。

对于员工来说，了解自己的主要职责是什么、隶属结构是什么、有哪些相关部门以及如何组织与这些部门的互动等非常重要。高质量的职位描述应该为员工在公司繁忙的活动中发挥稳定器的作用。

在项目中，情况甚至更复杂——员工通常是在矩阵的基础上被项目吸引的。这一原则的特点是双重从属（直线经理和项目负责人）。这种情况经常引发工作冲突，特别是与工作顺序和优先事项有关的冲突。因此，明确分配职责、权力和责任以及信息交换程序的重要性日益增加。所有这些（但不限于）都应在项目团队成员的角色说明以及计划的各个部分（例如，责任和沟通矩阵）中进行描述。

3）执行直接主管的详细指示。

即使有高质量的职位描述和角色描述，经理的评论也是必要的。它们补充了说明，帮助确定优先级并定义期望（以便员工知道在工作期间首先关注什么）。

在项目中，对角色指示的评论可以帮助团队成员专注于优先事项，简化彼此整合的问题，并确保及时调整活动领域。

4) 任命第一个工作期的导师。

对于新员工（也不是新员工）来说，重要的是要明白，他并不是像扔进河里一样投入工作，而是在有经验的人的监督下帮助他。由于当前职责的工作量，直属经理往往无法履行导师的角色，因此通常由从事类似或相关任务的更有经验的员工适合担任此角色。

在小型项目中，此类导师的角色通常由项目负责人直接担任。然而，如果项目管理团队规模很大，有几十人，项目负责人就没有机会指导，应该将这个角色委托给有经验的员工。有时，将这些经验丰富的员工的部分激励基金与辅导工作的质量挂钩是适当的——这样辅导就更有热情地进行。

5) 管理层有责任，但同时不担心升级。

大多数员工都试图有效地工作，实现他们的目标。但如果发生需要管理层干预的事件，员工不应害怕将此类问题升级。不幸的是，我们经常看到管理者惩罚那些带来坏消息的人，这导致其他人不愿说实话，进而导致问题不能及时解决，从而加剧问题并对整个工作构成威胁。这并不否认员工必须了解他解决问题的责任——他不应该机械地将问题转移给经理，并且在升级过程中，提供解决方案的一个或多个选项非常重要。

在项目中，缺乏及时升级是极其危险的——必须及时告知经理或更高级别的参与者（业主、主管等）需要他们参与相关问题的决策。延迟提供此类信息可能会导致不及时的决策，进而导致错过最后期限、预算超支和项目中的其他常见问题。

我要强调的是，及时升级并不等于将问题或问题转移到经理的肩上。每个项目参与者都有义务在其权力和责任范围内独立解决问题。但如果不再有足够的权威，问题升级不仅是可能的，而且是必要的。此外，在升级过程中，建议向经理提供几种成熟的决策替代方案。

6) 中期绩效评估的可用性。

员工必须明白，他所产生的结果是人们所需要的，管理层关心他的工作质量并对其地位感兴趣。因此，与经理定期（不一定频繁，但定期）沟通极其重要——主要是评估结果、及时调整工作领域、明确目标等。

在项目中，这个因素是监视和控制项目工作的整个过程的一部分，管理这个过程是项目负责人的直接责任。

7) 团队建设活动的可用性

生日快乐、各种体育活动、公司活动等——员工必须看到公司管理层对非工作舒适度的关注。如果没有这样的工作，就更难在团队中的员工之间建立友情。远程工作可能性的被迫出现和后来的传播只会增加组织团队建设的重要性。远程工作的员工并不是永久的团队成员，随着时间的推移，他与公司的联系越来越少，这意味着他在不合适的时机离开公司的风险会增加。

在项目中，上述风险更为重要——更换项目团队成员往往比更换参与运营流程的员工更困难。如果更换是因为团队内部无法营造友好的氛围，或者是远程工作的员工被竞争对手以象征性的加薪挖走（这是远程工作普及后我们必须定期处理的事情，员工的解释往往是这样的：“我坐在家里的显示器前，我在哪个组织工作已经不重要了——如果他们给我加薪的话），那就加倍令人反感了。” 5%，那么我认为没有理由拒绝”）。如果员工参与了增强项目团队成员忠诚度的团队建设活动等，这种情况本来是可以避免的。

8）定期接受内部和外部培训的机会。

通过培训创造职业和个人成长的机会并将公司资金投入培训，管理层强调了员工发展的重要性。除了通过培训，公司有机会定期获得一定级别的专家（公司所需）之外，这种投资还可以提高员工的忠诚度。不幸的是，对于管理者来说，仍然存在经过培训和改进的员工跳槽到竞争对手的风险（有时在管理系统的诊断过程中，我们看到一些公司如何成为其他组织的“人力资源锻造者”）。但这种风险的实现恰恰表明在组织工作过程中没有考虑其他卫生因素。

在项目中，除了上述之外，通过培训“升级”团队也很重要，这样可以节省吸引外部人才的费用。然而，在某些情况下，为项目培训人员为时已晚，例如，距离项目结束还剩不到一年半的时间。然后，如有必要，建议吸引一家能够迅速缩小现有能力差距的服务公司。但尽管如此，即使在这种情况下，学习机会（包括将获得的知识和技能应用到后续项目中）对员工来说也是一个重要的激励因素。

有关运营管理、人力资源管理和职业安全与健康的专业文献列出了直接或间接影响工作环境质量的其他因素。本文确定了必要的主要内容（基于 PM Excellence 在中小型项目实施和项目管理方面的经验）。

通过实施上述措施和流程，可以在组织和工作场所创造真正积极的工作环境。反过来，这将提高团队的效率和项目成功实施的可能性。