项目管理员。对于一个领导者来说什么是重要的？
随着项目管理在越来越多的公司中越来越受欢迎，我们可以找到以前在这些公司中没有出现的角色和职位（项目负责人、项目策划者、项目管理系统方法学家等）。如果以前某个地方存在这样的角色，那么它们是由当时更常见的职位的员工担任的——部门负责人、各类专家、工程师等。
项目管理员的情况也是如此——最近，这样一个职位已经开始出现在以这种或那种方式实施不同复杂程度的项目的公司中。但担任该职位的员工的职责是什么？
不幸的是，管理员的职位通常被认为只不过是一种“团队中最低的职位”。因此，员工被分配了最低技能的职能——“拿来”模式下的体力劳动。
标准情况是项目管理员在“免提”的基础上使用——准备演示文稿、执行本地意外任务、准备大量表格，其中相同的数字结构不同，等等。
有时情况达到了荒谬的地步——我不得不观察经理如何定期派管理员去商店买茶、饼干等，当他去购物时，经理自己做他的工作——例如，起草已完成的会议记录或更新订单控制日志。
原因 以上所有这些都是公司经理的无能，特别是不了解管理员可以并且应该提供哪些功能来促进他们自己的工作并提高系统的质量。
通过错误地使用管理员，经理注定自己只能从事日常工作，这占用了他的时间，并且不允许他专注于预测、风险和变更管理。这反过来又增加了出现问题和需要立即解决的不可预见情况的可能性。事实证明，这是一个恶性循环 - 我们的日常工作负担过重，我们“管理未来”的次数较少，未来会遇到更多问题，我们处理问题的负担过重，我们没有时间进行预测，等等。
此外，我们都记得，项目管理涉及复杂的集成，为了实现这一点，有必要将尽可能多的当前任务转移给其他任务。不管听起来多么愤世嫉俗，项目负责人一定是懒得不为下属做这项工作。
让我们明确管理员首先需要执行的操作（下面列出的操作不是按优先级的降序或升序列出的，而是按照它们从项目开始日期开始执行的顺序列出的）：
1. 联系人登记册的形成和更新。
管理员必须在任命后立即开始执行此任务，将注册表放置在工作区（存档）中，然后通知所有项目参与者此注册表所在的位置。每个员工从第一天起就应该能够快速联系任何团队成员。有必要最大限度地减少这种情况的可能性：为了寻找某人的联系方式，他们不断地求助于项目负责人，从而浪费了他们的时间。此外，妥善维护登记册可以让您避免员工以“我不知道如何联系他”为借口。
除了姓名、职位、角色、联系信息外，这样的登记册还应包含项目招聘人员的部门信息以及职能经理的全名。
2. 编码。
有必要快速制定文件和信件的编码规则，并随后不断监督这些规则的实施。 项目负责人应该能够快速找到所需的文件或信件，而无需额外请求。我们经常看到在会议上，当需要找到某种可以解决争议的文件时，需要花费大量时间进行搜索 - 每个人都在寻找小工具，他们开始呼叫助理，出现版本混乱（“这是以前的版本，不相关” - “我没有任何新内容！”等等）。编码将有助于最大程度地减少发生此类情况的可能性。
3. 档案的创建和维护。
项目管理员必须使项目的存档（工作区）保持最新。档案的结构应该尽可能简单。存档中的文档应分布在直观的文件夹中，并符合指定的名称编码规则（参见第 2 点）。当存档同时包含具有名称的文件夹时，例如“工作材料”、“项目执行”和“管理文档”，应排除这种情况。如果您需要查找两周前的会议记录，您将不得不翻遍所有此类文件夹。
项目管理员应该是唯一将文档输入存档的员工 - 这将防止版本混乱的风险。
4、会议的组织和记录。
定期会议应当至少提前一个月制定计划，提前通知参加人员，并至少在会议前一天制定议程并发送给参加人员。会议期间，起草一份协议，协议的措辞当场达成一致——如果会议结束后才批准，则该期限可能会推迟。
协议中的指令被输入到分配控制日志中——这是主要的管理工具之一，同时也是这些工具之一，其维护工作可以 80% 委托给项目管理员。他的任务是提醒执行者完成订单的最后期限即将到来，跟踪执行情况，接收确认订单履行的文件，将其放入存档并在控制日志中输入该文件的链接。
5. 考勤表的收集和处理。
在项目中，管理者常常忽视时间表这样的工具。然而，经验表明，它的有效使用有助于“了解”团队的工作量、员工个人的效率等情况，并且还可以让您根据现有的数据来证明对人力资源的额外需求是合理的。同时，团队整体的总结成绩单为后续项目在团队建设、任务分配等方面提供了重要的统计数据。
项目管理员必须将经理批准的时间表格式分发给项目团队成员，并传达填写和提交时间表的程序和规律。随后，项目管理员将员工工时表中的信息汇总到综合工时表中，并向经理报告以下事项（以下是一些示例）：
- 员工定期加班（进一步确定原因）。
- 不同员工执行类似操作的时间明显不同（评估和了解原因并制定措施来消除差异）。
- 增加会议和会议准备时间（评估此类会议的数量和持续时间的必要性）。
6. 报告格式的开发。
沉浸在项目中的管理员必须提供多种报告格式选项（既为经理又为项目），同时考虑到对需求的理解，以准确反映评估项目情况所需的信息。
7. 控制定期报告（以及根据要求提供的报告）、报告整合的提供。
此任务与维护订单控制日志的任务相关。管理员自动重复发送有关准备和发送报告的通知（必须至少在报告日期前一天到达），在订单控制日志中输入相应的项目，然后控制报告的提供。如果报告未按时送达（或送达，但格式不正确），问题将升级为项目负责人。如果报告按时提交，则工作将开始评估执行者所执行工作的状态。
8. 网络进度模型项目的开发和更新（可选）。
当然，任何项目都必须有专业的计划员负责制定工作计划、将实际工作完成数据输入其中、生成自动报告等。但是，对于一些相对较小的项目，分配单独的调度员是不切实际的。管理员可以接管相对较小的企业的管理。为此，他需要使用相关软件产品的基本知识和技能。
如果项目管理员至少有效地执行上述任务，则可以腾出时间来预测、管理变更、管理风险、激励团队和解决关键问题。同时，例行、即时或重复性任务的工作量也减少了。这增加了项目成功实施的可能性 - 您越能“组织未来，您在未来面临不可预见的问题就越少。”
项目负责人不仅取决于使用各种标准中提出的工具的能力，也不仅仅取决于“软”技能（领导力、激励能力、沟通技巧等）。一个称职的领导者会充分发挥下属的能力——这是他能够提高所有项目团队成员的产出并提高团队整体效率的唯一途径。