О вехах. График вехой не испортишь
Начнём с определения. Веха - есть ключевой момент, с которым связано завершение или старт какого-либо ключевого мероприятия, подписание важных документов или любые другие значительные действия. Важно понимать, что сам «ключевой момент» происходит мгновенно, в отличие от мероприятия, с окончанием или стартом которого он связан. Например, веха «Договор подписан» связана с длительным процессом разработки и согласования договора. Веха: «Регламент согласован», «Спуск судна на воду произведён».
Данным событиям предшествовали вполне продолжительные активности, которые обозначаются в календарно-сетевом графике как операции (работы). Сам же момент, когда подпись оказывается на бумаге, судно касается воды, происходит практически мгновенно и обозначается как веха.
Формулируя требования к разработке календарно-сетевых графиков, особенно когда приходится регламентировать работу множества планировщиков в больших и мегапроектах, не лишним будет потребовать, чтобы названия вех вводились как отглагольные прилагательные в завершенной форме. То есть «что-то подписано», а не «подписание», «что-то согласовано», а не «согласование». Это позволит избежать разночтения и сводные отчёты при управлении проектами будут информативнее.
Например, есть у Вас в отделе не очень-то ответственный сотрудник. И угораздило Вас поручить ему двухнедельную задачу «разработка бизнес-требований». Детализировать задачу у вас не было возможности. Оценку длительности вы взяли из опыта с хорошим запасом. Мало что так радует некоторых сотрудников, как задача со сроком сдачи 2 недели и более. Когда, спустя неделю, Вы захотите понять статус выполнения задачи, вряд ли Вы сможете спросить что-то более конкретное как: «Василий, как дела с разработкой бизнес-требований?». Каков вопрос, таков и ответ. «Отлично - скажет Василий - работа кипит, через неделю закончу».
При этом, возможно, в бизнес-требованиях ещё и конь не валялся. Василий, безусловно, злодей. Но в ситуации виноваты Вы как руководитель. Целесообразно было бы разбить задачу на предварительную и окончательную разработку календарно-сетевой модели, посадив между ними веху «черновик БТ отправлен нач. отдела».
Тогда, не получив вовремя черновик, можно ставить более чёткие вопросы «Где черновик?», «Когда пришлёшь?». И сам Василий, видя близкую контрольную точку, не будет сильно расслабляться.
О классификации вех. Почти всегда классификация вех необходима. Некоторые вехи соответствуют пунктам договора в сервисах управления проектами, за нарушение их сроков следуют санкции. Как правило, эти вехи выводятся в отчёты уровня портфеля проектов, и топ менеджмент и РМС подрядчик следят за их состоянием. Вехи рангом пониже, как правило, обозначают закрытие фаз проекта и другие важные события, они интересны руководителю проекта. Иные вехи могут обозначать события внутри пакета работ, выполняемых отделом и будут интересны на оперативном уровне.
Помнится, в одной компании практиковались «премиальные» вехи. В начале месяца руководитель проекта для каждого отдела выбирал из множества запланированных на ближайший месяц событий несколько и объявлял их «премиальными». Если все «премиальные» события происходили без задержек, отдел получал премию. Эффект был мощнейший. Руководители на местах тут же освоили расчёт раскрутки критических путей не только до конца проекта, но и до любой точки, тщательно стали планироваться оперативные графики, заработали коммуникации между отделами. Проект рванул с места, как гоночный болид.
Но вернусь к классификации. Её можно сделать или пользовательским полем, или кодом операции (в Project полем типа «кодировка справочника»). Как правило, мы называем это поле «Уровень КТ» и вехам присваиваем разные числовые значения. Директивным – «1», проектным – «2» и т.д.
О пользе разных представлений. Не раз доводилось наблюдать, как начинающий планировщик, написав свой первый серьёзный календарно-сетевой график, любуется им. «Какой стройный и красивый», «теперь и у самого в голове всё выстроилось». Увы, если планировщик покажет свой график заказчику, тот вряд ли будет разделять восторги. «Как всё запутанно, наверно умничает, хочет цену набить» - будет написано на лице заказчика, рассматривающего эту пятиметровую простыню. Не даром, в серьёзных системах календарно-сетевого планирования содержится масса макетов (представлений), то есть способов отобразить проектные данные в приемлемой для текущей ситуации форме. Заказчика прежде всего интересует, когда какие результаты будут достигнуты в проекте, то есть увидеть Big Picture.
Для получения такого отчёта достаточно применить фильтр вех на диаграмме Ганта. Иногда нагляднее вывести верхнеуровневые суммарные задачи и важные вехи на временную шкалу Project. Функционал временной шкалы разнообразием не блещет. Можно вручную покрасить прямоугольники задач, отобразить их в виде выносок, добавить параллельно ещё несколько шкал, отобразив в них другие задачи и вехи того же проекта.
Куда интереснее шаблон Visio «Timeline». Появился шаблон ещё в 2003 версии Visio. Позволяет импортировать данные из файлов Project, например, потребовав импорт только вех и задач верхнего уровня. Особенно полезен в Visio инструмент - расширенная временная шкала, являющейся своеобразной временной лупой.
Например, на совещании мне необходимо напомнить о сути проекта – для этого использую верхнюю временную шкалу, где отображаю все основные фазы проекта и главные события. Ниже с помощью лупы вывожу на шкалу текущий месяц, чтобы напомнить, какая часть проекта сейчас выполняется. А с помощью ещё одной лупы ввожу текущую неделю, чтобы пояснить, каких событий на неделе следует ожидать и обсудить проблемы.
Это точно нагляднее, чем скриншотить диаграмму Ганта на 10 слайдов и во время обсуждения быстро их пролистывать вперёд-назад.
Мораль: Помнится, порядком усилий пришлось потратить, чтобы обосновать дочке, что когда готовишь подарок, недостаточно, чтобы он лично тебе нравился. С представлениями данных то же самое.