项目管理模板：在家繁殖和饲养
经常出现这个词 “样本” 带有负面意义。哦，这些“模板答案”都是借口，“模板思维”是简化的、非原创的。 但在网络进度计划中，模板发挥了非常积极的作用。我会尝试证明原因。
但首先，有一个定义。 样本 （又名“鱼”）- 标准网络进度计划，包含一般信息，在此基础上可以为某种类型的项目制定网络进度计划。因此，理论上，模板可以包含项目中存在的几乎所有类型的数据，除了事实、基线计划和合同义务、一般项目参数之外。它们对于每个项目来说都是独一无二的。
您需要模板吗？这不是事实。在某些类型的活动中，项目是完全独特且永不重复的。或者只有一个项目，没有划分标准区块。当然，这里不存在模板的问题。但在大多数情况下，我们必须处理模板相关的情况。有时这些是只有几十行的小项目，例如，描述承包程序，有时是几千行的真正怪物，并完整描述了新的高科技产品的设计文档的发布。
那么模板有什么好处呢？
- 缩短开发时间网络进度计划。有时相当大。有一次，根据业主的要求，我们甚至不得不比较基于模板和“从头开始”的网络进度计划规划者的开发时间。对于具有 200 个操作的项目，模板平均将开发时间从 4 小时缩短到 20 分钟。当然，这是一个极端的例子，但该模板在一定程度上促进了网络进度计划的开发这一事实是显而易见的。
- 统一里程碑列表。有时，策划者能够以自己的方式命名相同的事件，这是多么令人惊奇。例如，签署协议的时刻显然应该标有里程碑“协议已签署”。嗯，不，创造力的强度是无限的！在这里你会得到“合同已关闭”，“合同中有签名！”，以及简单的“合同”等等。在一份关于项目组合里程碑的报告中，整个动物园看起来很疯狂。一般来说，如果所有重要的里程碑都在模板中制定，那么 TOP 的问题就会减少。
- 统一的工作架构。如果至少第一层工作的结构有标准的名称，那就太好了。当然，项目可能包含独特的工作结构。但是，嵌入模板中的组织工作结构的一般原则（例如“首先按工作类型，然后按对象”）将会有很大帮助。
- 规划器的互换性。最近有一个案例，策划者因个人原因中断了网络进度计划的开发，并没有与他沟通。我们不知道网络进度计划的哪些部分已开发，哪些部分未开发。检查的时间比重新写的时间还要长。通常，在编写良好的模板中，可以清楚地看到规划者已经工作过的地方以及哪些部分仍然是典型的。
如何写出一个好的模板？似乎把一个已经完成的好项目当作新项目的“鱼”。然而，事情并没有那么简单。
- 首先是显而易见的。所有实现的痕迹都应从网络进度计划中清除——所有事实数据、时间限制、中断、基本计划。 （如果 Project Server 平台通过 PWA 报告执行者，请删除有关作业所有者的该死的信息）。
- 明确的项目细节 - 项目级字段，例如合同编号、项目的明确截止日期。
- 仔细检查操作的名称和工作的层次结构是否存在来自先前项目的细节。有一次我错过了模板中的“KT37/09块的开发”任务。然后，一年后，发生了一场可怕的骚动 - 每个人都在寻找命运多舛的 KT37/09 区块，直到他们发现它不应该在这个项目中开发。通常，当我去掉模板中的细节时，我不会遗漏，而是用星号引起规划者的注意——“开发区块********输入区块名称************”。作品和资源名称中的星号通常是有用的。如果一个懒惰的计划者只是拿了一个模板，输入当前的开始日期，一个新名称，甚至懒得阅读内容，星号，或者自己选择一些特殊字符，就会告诉你该项目还没有准备好。
- 用角色扮演资源取代常规资源。模板中没有特定的员工，否则他们总是会收到所有新项目的新任务，并因难以想象的超负荷而失去意志。
- 破坏不是建设。对于模板用户来说，如果当前项目不需要工作包，则删除该工作包比创建工作包更容易。当然，在这里你需要知道何时停止，但是，在我看来，如果项目中有 20% 的机会应该有一个工作包，我就会离开它。确实如此，并附有注释 - “在这种情况下，请移除包裹。”
- 一些连接冗余。这个问题是模棱两可的。通常您必须处理冗余连接。例如，如果按顺序连接 3 个任务，则将第一个任务也与最后一个任务连接起来是愚蠢的。这只会使网站变得混乱，并且不会提供任何有用的信息。
然而，如果删除“购买缺失材料”操作的可能性很高（如给出的示例所示），则值得在设计和装配之间建立另一个连接。在这种情况下，当删除购买时，项目不会分裂成两个独立的项目，额外的连接将保留逻辑。 （这个例子是简化的。在实际实践中，通常不是单独的操作，而是整个工作包）。当然，你不应该在这里做得太过分。就我个人而言，我有一个简单的规则。如果在检查使用该模板的网络进度计划调度员时，我发现有几次由于删除了额外的工作包而导致逻辑丢失，我会进入模板并放入冗余连接。
- “有很多模板还是有一个通用的模板？”这个问题经常被问到。我们有多种类型的项目，其运营构成略有不同。 “创建通用模板或为每种类型的项目创建自己的模板哪个更好？” 。 对于用户来说似乎更容易 - 使用所需类型的模板并且没有问题。但是，应该记住，如果需要更改所有类型项目通用的部分，您将必须浏览所有模板。实践表明，筛选所有模板并不总是可能的；一些模板保持不变，加上一些现有的规划者铆接他们的模板，混乱不断扩大，就像宇宙中的熵一样。
- 模板需要成长。立即写好模板是不可能的。实施项目的技术或其范围、细节要求、资源和财务规划可能会发生变化。可能会出现需要更改模板的集成模块或新报告。通常，关于如何简化网络进度计划的想法就会出现。不管怎样，这种模式肯定会改变。这个过程不能靠运气。如果模板不进行修改，它很快就会过时并且不再使用。如果所有用户都有机会更改模板，那么模板很快就会被销毁，或者会被制作大量副本。建议很简单。模板必须有一个所有者。 （强烈建议在模板中放置有关所有者的信息）。所有者将能够提出有关模板的问题，发送意见和改进建议。法规必须规定修改模板的程序。例如，用户有一个想法，将某个工作包添加到模板中。用户向模板所有者发送更改请求，模板所有者批准更改，如果成功，则对模板进行更改，并通知用户。
- 模板必须是用户可以理解和接受的。这是一个重要因素。有一次，一位在一年前实施了信息系统项目管理（ISUP）的业主要求我编写一个集成模块。同时，查看规划的当前状态。我立即发现并非所有用户都使用该模板。事实证明，一个人不知道模板的存在，其他人没有使用它，因为“那里的一切都很混乱”，也就是说，他们不理解它。当然，这个问题可以通过行政命令来解决——“每个人都使用模板”，但这不会增进理解。为了使模板易于理解，需要与未来的用户一起编写，舔名字的措辞，作品的逻辑，并与最大数量的用户讨论模板。我记得在一家设计院，我不得不花几周时间修改模板，咨询许多员工。在缺点结束时，当我听说他们开始将模板称为“我们的模板”时，很明显这是有一定意义的。对于那些没有受到模板讨论影响的人，您应该为模板写一个解释性注释。通常这是一个小文档，描述模板的一般结构、其逻辑、各个非显而易见元素的解释、建议 - 在开发基于此模板的模板时要删除的内容和位置、添加的内容。我不想说我为所有模板都写了解释性说明。秘诀是这样的：如果模板足够复杂，初学者会遇到困难或问题，我会在解释性注释中概述答案。
- “键盘手”还是“学科专家”，模板该由谁来写？让承包商或内部 IT 部门部署信息系统项目管理 (ISMS)。进行了必要的设置，根据手册的草图构建了分析报告系统。您还可以委托他们开发模板。该解决方案有缺点。 IT 部门员工，尤其是承包商的 PMIS 专家，对规划主题有非常普遍的了解。我们称这样的人为“键盘手”。 （哦，有一次他们用破布殴打我，因为我把襟翼和机翼上的板条搞混了）。一个“键盘手”，即使他诚实地研究了行业标准，也会在该主题的具体细节上犯很多错误。再说了，我们谁没有被职业傲慢所俘获过呢？ “费，”内部专家会说，“这个电脑家伙能写出什么好东西？”他们会竭尽全力地无视模板。另一方面，学科领域的专家（我们将其称为学科专家）并不总是能够编写出合理的模板。首先，他可能非常忙于项目，当他被额外的工作分散注意力时，他实际上不会尝试。其次，学科专家最近学习了该工具，当然，他将展示新手规划者的全部错误。同时，花费大量的时间和精力。第三。当第二个科目老师到达时，主要的乐趣开始了，他们开始争论如何正确地完成工作。这里通常会发现GOST说不对，上一个项目我们做错了等等。上课时尝试即兴的老师，在小组的提示下，写了一个真实的案例，我相信，很理解我。战斗正在认真进行。这就是不要失去主动权很重要的地方。必须让争议双方达成妥协；任何人都不应感到被冒犯。请记住，只有当用户开始考虑“我们的模板”时，模板才会被实现。因此，理想的选择是“学科专家”和“键盘专家”一起制作一个模板。如果这不起作用，那么教“学科专家”撰写网络进度计划的复杂性比教“键盘手”规划主题的复杂性更容易。至少在PM Excellence，通常聘用来自行业（建筑、制造、石油和天然气、能源）的员工作为规划师，有时他们没有规划师经验。然后他们落入我的掌握，在那里他们学会计划他们计划的一切，之后他们开始在他们的专业领域中进行团队工作。
- 模板不必与项目相似。模板是规划者的助手。请随意在笔记中写下对规划者有用的信息。例如，“在此处创建规定性控制点。打开合同，输入其中作为单独里程碑指示的所有义务。在里程碑的标题中，请务必标明合同中的项目编号。输入日期……”指向信息源、监管文件和软件开发说明的超链接是完全可以接受的。如果我不希望这些说明稍后出现在详细网络进度计划中，我会将它们放入名为“***提示。删除我***”的任务中。
结论。如果模板适合您的任务，则可以大大提高信息系统项目管理 (ISMS) 的可行性和实用性。给予他们应有的关注。