Как организовать сбор факта в крупном строительном проекте
Из своего опыта могу точно сказать – не так сложно создать календарно-сетевую модель, нежели в дальнейшем поддерживать ее актуальной «в динамике», соответствующей стандартам управления проектами по ходу реализации проекта.
Кроме того, актуализация календарно-сетевых моделей, как правило, намного более трудоемкая задача, чем их формирование.
К примеру, в проекте РОСПАН-ГАЗ в 2012 году у меня ушло примерно 1.5 месяца на формирование календарно-сетевой модели, а поддержание модели в актуальном состоянии потребовало моей постоянной работы с загрузкой на 100%.
То есть в течении года трудозатраты на актуализацию модели почти в 10 раз превысили трудозатраты на ее разработку.
Именно при актуализации возникает большинство проблем, которые, как я писал ранее, часто приводят в итоге к картине «график живет своей жизнью, а проект живет своей жизнью».
Одной из таких проблем является организация процесса сбора факта. Вопросы, связанные именно с этим процессом, я разберу подробнее в текущей статье.
Глобально можно выделить 4 возможных подхода к сбору факта.
1. Получение данных от исполнителя в устной форме
Такой вариант возможен в отдельных случаях, но я крайне не рекомендую брать его за основу для системной работы. Рано или поздно он закончится недопониманиями из серии «я этого не говорил», «вы неправильно поняли» либо просто непредоставлением информации.
Кроме того, передавать устно информацию по сотням и тысячам работ графика, мягко говоря, проблематично.
2. Использование обменных форм Excel
Неплохой вариант для сбора факта при работе с небольшими массивами информации, но не рекомендуемый вариант для сбора факта при ведении детальных графиков ПИР, МТР, СМР.
Алгоритм работы с обменными формами примерно таков:
- планировщик делает из графика для каждого исполнителя выгрузку в Excel по его текущим работам и направляет исполнителю по электронной почте либо иным способом;
- исполнитель вносит необходимые данные в форму Excel и направляет обратно планировщику.
Пример подобной обменной формы ниже на рисунке.
Столбцы с красными заголовками здесь выгружаются из календарно-сетевой модели, а столбцы с черными столбцами заполняются исполнителем. Процесс выгрузки подобной формы из КСМ и обратной загрузки данных может быть автоматизирован.
3. Внесение данных каждым исполнителем в календарно-сетевой модели напрямую
Кошмарный вариант (если вы не вендор и не консультант, внедряющий ИСУП).
Во-первых, это дорого, потому что лицензии программного обеспечения потребуется закупать не только для планировщиков, но также и для функциональных специалистов (проектировщиков, снабженцев, ИТР на площадке). Это на порядок увеличит затраты на приобретение лицензий. Кроме того, потребуется массированное обучение работе в ИСУП, что также требует затрат времени и денег.
Во-вторых, это трудозатратно, потому что возникает дополнительная нагрузка на функциональных специалистов.
В-третьих, у любого документа должен быть владелец. А календарно-сетевая модель – это ключевой документ по проекту. И отвечать за него должен один человек – планировщик.
В случае, если каждый исполнитель будет самостоятельно вносить данные в КСМ, возникнет коллективная безответственность. Кроме того, как я рассказывал в одной из предыдущих статей, после внесения факта необходимо оценить влияние отклонений на сроки проекта и подготовить аналитическую отчетность. Сделать это можно только анализируя общую картину по проекту. Несколько человек, каждый из которых отвечает за свой раздел графика, этого сделать не смогут.
Зато такой вариант очень любят вендоры и аффилированные с ними консультанты – только представьте сколько лицензий можно продать в этом случае.
4. Синхронизация с планами исполнителей/интеграция со смежными системами
Оптимальный вариант.
Настоятельно рекомендую, перед тем как вводить какие-либо формы отчетности - в первую очередь пообщайтесь с функциональными специалистами и спросите, как они сами планируют и отслеживают свои работы. С вероятностью 90% в каждом функциональном направлении существуют какие-либо формы оперативных планов и отчетов. Зачастую это могут быть простые таблицы в Excel, а иногда - выгрузки из собственных информационных систем.
Самый лучший вариант организации работы – синхронизировать календарно-сетевую модель с уже существующими оперативными планами и отчетами по функциональным направлениям. При этом планы исполнителей на ближайший период должны формироваться из общей календарно-сетевой модели по проекту. Далее актуализированные оперативные планы используются для актуализации КСМ.
Часто в уже существующих формах отчетности исполнителей присутствует вся необходимая информация для актуализации КСМ, а иногда же достаточно лишь немного подкорректировать существующие формы.
Далее рассмотрю наиболее распространенные ( в моей практике) форматы исходных данных для актуализации КСМ по основным видам работ, выполняемых при реализации инвестиционно-строительного проекта.
4.1. Проектирование (разработка документации стадий «ПД» и «РД», разработка конструкторской документации на оборудование)
Вариант 1. Реестр чертежей (master list, documentation list) со статусами документации в MS Excel. Пример приведен далее на рисунке.
Вариант 2. Выгрузка из информационной системы управления документацией / управления проектированием. Если в проекте используется ВIM либо просто информационная система, в которой отслеживается движение документации, оттуда по логике вещей можно выгрузить все необходимые данные.
4.2. Инженерные изыскания
В части полевых инженерных изысканий нужно отслеживать физические объемы работ, хорошим для этого форматом является месячно-суточный график. О нем подробнее ниже - в разделе про СМР.
В части камеральных работ по инженерным изысканиям можно использовать обменную форму Excel (см. пункт 2 выше) либо оперативные планы функциональных специалистов в Excel.
4.3. Отвод земли и получение разрешительной документации
Можно использовать обменную формы Excel (см. пункт 2 выше) либо оперативные планы функциональных специалистов в Excel.
4.4. Закупки и поставки материалов и оборудования
В крупных проектах, как правило для управления поставками используется соответствующая информационная система. В российской практике чаще всего SAP или 1С. Нужно с этими системами интегрироваться и автоматизировать загрузку данных оттуда в календарно-сетевую модель.
4.5. СМР и ПНР (строительно-монтажные и пусконаладочные работы)
Отслеживать в строительно-монтажных работах необходимо не просто даты начала/окончания работ, а физические объемы работ.
Здесь наиболее оптимальным вариантом считаю синхронизацию КСМ и месячно-суточными графиками СМР в Excel.
В начале месяца из КСМ выгружается месячно-суточный график работ по каждому подрядчику (выгрузка формируется на основании распределения физических объемов работ по временным периодам).
Далее строители в течении месяца ежедневно вносят в Excel факт по физобъемам. И этот Excel c внесенным фактом и является источником данных для обновления КСМ.
4.6.Получение разрешительной документации и прочие административные работы
Можно использовать обменную формы Excel (см. пункт 2 выше) либо оперативные планы функциональных специалистов в Excel.
Конечно, в крупных проектах загрузку фактических данных в КСМ необходимо автоматизировать – с этой задачей, на мой взгляд, отлично справляются наши партнеры, разработчики ПО Periscope.
В целом, оптимальный подход к организации мониторинга крупных строительных проектов на мой взгляд выглядит следующим образом:
- Календарно-сетевая модель используется как инструмент среднесрочного и долгосрочного планирования (горизонт планирования на несколько лет вперед и до окончания проекта).
- Для целей краткосрочного планирования и контроля используются оперативные планы функциональных специалистов.
- Оперативные планы исполнителей и КСМ синхронизированы, процессы выгрузки и загрузки данных между ними автоматизированы.